Privacy policy (Dutch version)

De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor GrantApp van groot belang. Met deze privacy statement willen we u informeren over welke maatregelen wij hebben genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de GDPR. Dit beleid werd voor het laatst aangepast op 16 september 2020.

1. De rol van GrantApp

Enerzijds treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende systemen en procedures die van toepassing zijn binnen onze onderneming. 

GrantApp zal op haar beurt ook gegevens verwerken in opdracht van bedrijven. Wanneer we persoonsgebonden gegevens doorgestuurd krijgen van een organisatie, zal hieraan voorafgaandelijk telkens een verwerkersovereenkomst worden afgesloten. Uiteraard vragen wij enkel de gegevens op die wij nodig hebben om het doel van de samenwerking te laten slagen.  

2. Onze bedrijfsactiviteiten

We verzamelen enkel maar gegevens die wij nodig hebben om onze bedrijfsactiviteiten op de beste manier te kunnen uitvoeren. Onze activiteiten bestaan uit audit van subsidiemogelijkheden, aanvragen en opvolgen van subsidies voor klanten en subsidieproject begeleiding.

3. Wat hebben we nodig?

Om onze dienstverlening en bedrijfsvoering optimaal te kunnen uitvoeren, vragen wij een aantal persoonsgegevens op. 

• Persoonlijke identificatiegegevens van contactpersonen en medewerkers van onze klanten
• Persoonlijke bijzonderheden van de medewerkers van onze klanten zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum
• Gegevens over opleiding en vorming van medewerkers van onze klant, m.n. een academisch curriculum, beroepsbekwaamheid en professionele ervaring
• Gegevens over het beroep van medewerkers, zoals huidige betrekking, aanwerving, einde van een betrekking, loopbaan, aanwezigheid en discipline, loon, activa die het personeelslid bezit, evaluaties en vorming tot de functie

Wanneer u onze website bezoekt, dan verwerken wij elektronische identificatiegegevens van u wanneer u ons hier de toestemming voor zou geven.

Personeelsadministratie

• Persoonlijke identificatiegegevens van onze medewerkers
• Persoonlijke bijzonderheden van onze medewerkers zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit
• Het rijksregisternummer van onze medewerkers
• Gegevens over de samenstelling van uw gezin, zoals het burgerlijk statuut, het aantal kinderen ten laste en het aantal personen ten laste
• Gegevens over de opleiding en vorming van onze medewerkers
• Gegevens over het beroep van onze medewerkers, dit bevat onder meer gegevens inzake de aanwerving, loopbaanervaring, aanwezigheidsinformatie, gegevens over het loon en de extra legale voordelen, evaluaties en vormingen tot de functie

Werving & Selectie

• Persoonlijke identificatiegegevens van kandidaten
• Gegevens over de opleiding en vorming van onze medewerkers
• Gegevens over de beroepshistoriek en loopbaanervaring
• Gegevens in functie van assessments die wij gebruiken in het kader van onze selectieprocedure

Boekhouding

• Persoonlijke identificatiegegevens van contactpersonen bij onze klanten

4. Hoe worden uw gegevens bij ons verzameld?

Het verzamelen van uw gegevens gebeurd bij ons op volgende wijzen;

• Persoonlijk/ telefonisch/ per mail
• Informatie die wij ontvangen van onze klant in het kader van de samenwerkingsovereenkomst
• Contactformulier op onze website
• Events van ons bedrijf
• Netwerkmomenten

5. Waarom hebben we uw gegevens nodig?

Wij verwerken gegevens enkel om onze doeleinden te kunnen invullen. Voor elke verwerking hebben wij een welbepaalde grondslag gedefinieerd.

• Gegevens die worden gebruikt ifv onze dienstverlening worden verwerkt op basis van een overeenkomst die wij afsluiten met onze klant.

• Cookies gebruiken wij enkel wanneer u hier expliciet uw toestemming voor geeft

• Personeelsadministratie:
  • Alle gegevens die wij verzamelen om een arbeidsovereenkomst te kunnen afsluiten, houden wij bij op basis van deze overeenkomst
  • Gegevens betreffende loonberekening, fiscale en parafiscale administratie, verwerken wij op basis van onze wettelijke verplichtingen
  • Daarnaast verwerken wij gegevens betreffende uw tewerkstelling op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dit bevat bvb data die voortkomt in evaluatieverslagen, enquêtes, …

• Wanneer wij op zoek gaan naar medewerkers, onder de noemer van “Werving & Selectie”, beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Enkel wanneer wij een kandidatuur opnemen in ons wervingsreserve, dan vragen wij uw expliciete toestemming alvorens we uw gegevens verder verwerken

• De gegevens die wij verwerken in onze boekhouding verwerken wij op basis van onze wettelijke verplichting die wij moeten nakomen ten aanzien van de FOD Financiën.

• Indien wij uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden zoals uitnodigingen op events van ons bedrijf en infomailings naar onze klanten gebeurt dit op basis van ons gerechtvaardigd belang

6. Digitale Media

Website & Cookies

Onze website, grantapp.eu heeft als doel u op de hoogte te houden over onze bedrijfsactiviteiten en onze realisaties. Om onze website optimaal te laten functioneren, maken we gebruik van diverse technologieën die ons hierbij ondersteunen. Zoals onder meer cookies.

Wat zijn cookies?

Cookies en zijn vergelijkbare varianten zijn kleine informatiebestanden die op uw PC of smartphone/tablet, worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt. Deze staan in voor het gebruiksgemak van onze site en apps te waarborgen.

Op onze website maken wij enkel gebruik van functionele cookies die ervoor zorgen dat u een gepersonaliseerde surfervaring bekomt. Zoals bijvoorbeeld het bijhouden van login, wachtwoord en voorkeur instelling (taal, professional/particulier, …). Deze cookies zijn volledig anoniem.

Indien wij op onze website gebruik willen maken van advertentiecookies, koppelingen met sociale media, e.a.. zullen wij u steeds vooraf een toestemming vragen alvorens de verdere verwerking van uw digitale identificatiegegevens.

Indien u deze cookies niet wenst te gebruiken, kan u deze op elk moment uitschakelen in de internetbrowser die u gebruikt voor uw surfopdrachten. Deze opties zijn normaliter terug te vinden onder de rubrieken “Help” of “Internetopties”.

Het aanpassen van cookie instelling kan er wel voor zorgen dat er een verminderd functioneren ontstaat op de websites die u bezoekt. Dit zowel via PC als via smartphone of tablet.

Sociale media

Bedrijf beschikt over een bedrijfspagina op LinkedIN en Twitter. Deze platformen worden enkel gebruikt om bedrijfscommunicatie te voeren. U bent als betrokkene vrij om al dan niet onze sociale media platformen te volgen.

Nieuwbrieven

U kan zich vrij aanmelden voor onze nieuwbrief, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming. Wij houden uw toestemming bij in onze databanken. De data die u ingeeft om onze nieuwsbrief te ontvangen houden wij bij in ons centraal CRM pakket en wenden wij verder aan voor onze activiteiten, gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van GrantApp.

Indien wij een klantenrelatie hebben, zullen wij u enkel infomailings toesturen die relevant zijn voor onze samenwerking. Voor deze mailings beroepen wij ons evenals op het gerechtvaardigd belang van GrantApp.

U heeft steeds de mogelijkheid om u uit te schrijven op onze nieuwsbrief. Uitschrijven brengt niet automatisch met zich mee dat uw gegevens worden verwijderd uit onze CRM Database.

7. Hoe lang bewaren we uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor onze dienstverlening

In het kader van onze algemene dienstverlening maken wij een onderscheid voor onze bewaartermijn als volgt:

• Gegevens van onze contactpersonen die mee hebben gewerkt aan een project houden wij 7 jaar na de actieve dienstverlening bij in onze databank
• Gegevens die wij nodig hadden om onze dienstverlening correct uit te voeren, houden wij 1 jaar bij nadat de dienstverlening werd afgerond

Personeelsgegevens houden wij tot 5 jaar na de tewerkstelling bij in onze database. Hier beroepen wij ons vooral op de wettelijke termijn die ons dwingt tot 5 jaar na de tewerkstelling nog te kunnen aantonen dat u bij ons heeft gewerkt.

In het kader van onze bedrijfsgroei, waar we op zoek gaan naar nieuw talent, bewaren we de gegevens van kandidaten niet langer dan de duur van het selectieproces. Indien we u wensen op te nemen in ons wervingsreserve, vragen we voorafgaand uw toestemming om de gegevens nog 2 jaar in onze databank bij te houden.

Boekhoudkundige gegevens houden we tot 7 jaar bij na het laatste afgesloten boekjaar.

Na deze periode, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd uit onze systemen. Indien u reeds vroeger uw gegevens wenst te laten verwijderen, zonder de wettelijk bepaalde termijnen te schenden, kan u dit steeds verzoeken door ons te contacteren.

8. Wie heeft er toegang tot uw data

De gegevens die u bij ons achterlaat zullen niet worden verkocht of verhuurd aan derde partijen of partijen die geen deel uitmaken van GrantApp.

Indien we bij GrantApp gebruik maken van externe verwerkers, zal de overdracht van gegevens telkens worden bepaald in een verwerkersovereenkomst. Zo zal worden bepaald dat verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens op hun beurt verder zullen gebruiken. Verwerkes van GrantApp kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Onze ICT partner die de back-up van onze systemen neemt en bewaard
• Onze Hosting-partner die via internetverkeer data capteert wanneer u onze website bezoekt
• Ons sociaal secretariaat die persoonsgegevens verwerkt in het kader van de loonberekening

Binnen GrantApp zelf hebben enkel bevoegde medewerkers of contractuele freelancers toegang tot uw gegevens in de mate dat dit nodig is om hun taak te vervullen.

9. Minimale gegevensverwerking

De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn correct en dienen enkel voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor onze bedrijfsactiviteiten.

Zo reiken wij onze klanten, medewerkers, … documenten aan waar wij enkel maar relevante data verzamelen. Zo elimineren we het risico dat we ongewenst gegevens ontvangen die voor ons niet van belang zijn.

10. Automatische verwerking & profiling

GrantApp doet niet aan profiling, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgegevens die een profiel schetsen van u.

11. Hoe beveiligen we nu al deze gegevens?

We treffen de nodige maatregelen op zowel technisch als organisatorisch vlak. Op technisch vlak zorgen wij er onder meer voor dat onze draagbare datadragers van de medewerkers zijn voorzien van encryptie, een sterk wachtwoord en de nodige tools voor back-up, anti-virus en een accuraat update-beleid. Verder zien we streng toe op ons rechtenbeheer. Zo vermijden we dat medewerkers data kunnen raadplegen die ze niet nodig hebben om hun job uit te voeren.

Op organisatorisch vlak hebben wij verschillende procedures en richtlijnen uitgeschreven die van toepassing zijn op de hele organisatie. Daar bestaan onder meer het informatieveiligheidsbeleid en duidelijke richtlijnen inzake de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Op geregelde tijdstippen laten we de richtlijnen van GDPR doorsijpelen aan de hand van info-mailings, presentaties en updatesessies.

12. Wat zijn uw rechten?

Uw rechten als betrokkene zijn;

• Recht op inzage
• Recht op wijziging van gegevens
• Recht op gegevenswissing
• Recht op dataoverdracht
• Recht van bezwaar
• Recht op beperking van de verwerking

In het geval dat u een klacht heeft over hoe wij uw persoonsgegevens hebben behandeld, neem dan contact op met onze DPO of schriftelijk naar GrantApp BV, Frédéric Van der Nootstraat 29B, 9300 Aalst. Onze Data Protection Officer zal uw klacht bekijken en samenwerken met u om de zaak op te lossen.

Indien u nog steeds vindt dat uw persoonsgegevens niet juist zijn behandeld volgens de General Data Protection Regulation, kan u steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingautoriteit – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 2 274 48 00.